Oficinas preparadas para la IA: cómo la inteligencia artificial empieza a transformar el espacio de trabajo

La inteligencia artificial está transformando procesos, tareas y formas de colaboración. Pero su impacto puede ir más allá de las herramientas digitales. A medida que asistentes y agentes de IA se incorporan al trabajo cotidiano, aparecen nuevas necesidades de privacidad, acústica, conectividad y colaboración. Para las empresas, el siguiente paso será analizar cómo deben evolucionar también sus espacios de trabajo.

Cuando cambia el trabajo, cambia el espacio

La relación entre tecnología y diseño de oficinas no es nueva. La llegada del ordenador personal, internet, los dispositivos móviles o las videoconferencias modificó progresivamente la forma de proyectar y construir espacios corporativos.

La inteligencia artificial puede impulsar una nueva transformación. La diferencia es que ya no se trata únicamente de incorporar una herramienta, sino de modificar la manera en que las personas buscan información, desarrollan ideas, celebran reuniones o toman decisiones.

Según una investigación de Steelcase, el 78 % de los responsables de facilities y real estate consultados prevé rediseñar sus espacios en los próximos años como consecuencia de la integración de la IA.

Esto plantea una cuestión relevante para empresas, arquitectos, facility managers y responsables de espacios corporativos: ¿qué ocurre con la oficina cuando interactuar con una IA se convierte en una actividad tan habitual como realizar una videollamada?

Hablar con la IA: una nueva exigencia acústica

Buena parte del trabajo individual realizado frente a un ordenador ha sido tradicionalmente silencioso. Sin embargo, el desarrollo de interfaces conversacionales y asistentes de voz puede modificar este comportamiento.

Si la interacción verbal con sistemas de IA se generaliza, varias conversaciones podrán producirse simultáneamente en un mismo entorno de trabajo. En oficinas abiertas, esto afecta directamente al confort acústico y a la concentración.

Cabinas individuales, pequeñas salas cerradas, materiales absorbentes y una correcta zonificación entre actividades pueden adquirir todavía más importancia. El objetivo no es llenar la oficina de espacios aislados, sino proporcionar diferentes niveles de privacidad en función de cada tarea.

También existe una cuestión de confidencialidad. Las interacciones con herramientas digitales pueden involucrar información de clientes, proyectos o procesos internos. La privacidad acústica y visual debe contemplarse, por tanto, desde las fases iniciales del proyecto y coordinarse con distribución, tabiquería, techos, instalaciones y materiales.

Salas donde participan personas, pantallas e IA

Las salas de reuniones ya experimentaron una importante transformación con la consolidación del trabajo híbrido.

Cámaras, micrófonos, pantallas, iluminación y tratamiento acústico pasaron a ser elementos fundamentales para conseguir una buena experiencia entre participantes presenciales y remotos. La incorporación de herramientas de IA añade ahora una nueva capa.

Sistemas capaces de transcribir conversaciones, generar resúmenes, recuperar documentación o identificar tareas empiezan a integrarse en las dinámicas de reunión.

Desde el punto de vista del espacio, esto refuerza la necesidad de proyectar conjuntamente arquitectura, mobiliario e instalaciones audiovisuales. La posición de una pantalla condiciona la distribución; la ubicación de cámaras afecta a la iluminación; los micrófonos necesitan determinadas condiciones acústicas y todos estos sistemas requieren alimentación y conectividad.

Una oficina tecnológicamente preparada no es aquella que incorpora más dispositivos, sino aquella donde espacio y tecnología funcionan como un único sistema.

Del meeting room al AI project room

Otro posible cambio aparece en los espacios destinados al trabajo de proyecto.

Gensler plantea escenarios en los que agentes de IA pueden permanecer vinculados a proyectos concretos, manteniendo información, documentación y decisiones mientras acompañan al equipo durante su desarrollo.

Trasladado al entorno físico, este modelo puede reforzar las project rooms: espacios donde los equipos no solo celebran reuniones puntuales, sino que trabajan de manera continuada sobre información compartida.

Pantallas de mayor formato, superficies para visualizar contenidos, sistemas de videoconferencia y herramientas digitales pueden facilitar un proceso de generar, visualizar, contrastar y decidir.

La IA puede acelerar la generación de alternativas y el acceso a información. Sin embargo, interpretar resultados, cuestionarlos, incorporar experiencia y tomar decisiones continúa siendo una tarea humana.

El espacio de trabajo puede adquirir así una función especialmente relevante: convertirse en el lugar donde la información digital se transforma en conocimiento compartido.

Infraestructuras capaces de evolucionar

Para empresas que reforman o implantan nuevas oficinas en mercados como Madrid o Sevilla, existe una cuestión especialmente importante: gran parte de los proyectos se desarrolla sobre edificios y espacios ya existentes.

Incorporar nuevas necesidades tecnológicas implica trabajar con condicionantes reales de altura, instalaciones, climatización, potencia eléctrica, conectividad, acústica y distribución.

Además, resulta difícil prever qué dispositivos serán habituales dentro de cinco o diez años. Por ello, preparar una oficina para la IA no debería significar diseñarla alrededor de una tecnología determinada.

La clave está en su capacidad de adaptación.

Canalizaciones accesibles, reservas de capacidad, conectividad robusta, sistemas audiovisuales actualizables, soluciones modulares y distribuciones capaces de evolucionar pueden reducir la complejidad de futuras intervenciones.

Desde la ejecución, estas decisiones son relevantes porque una infraestructura correctamente planificada puede permitir cambios posteriores con menor impacto sobre acabados, instalaciones y actividad de la empresa.

Preparar una oficina para la IA no consiste en adivinar la tecnología del futuro, sino en construir espacios capaces de incorporarla.

Cuanta más tecnología, más importantes son los espacios humanos

Existe una última consecuencia que puede parecer paradójica: una oficina preparada para la inteligencia artificial no tiene por qué ser una oficina dominada por pantallas.

El Global Workplace Survey 2026 de Gensler señala que los usuarios intensivos de IA dedican menos tiempo al trabajo individual y más al aprendizaje, además de mostrar mayores niveles de conexión con sus equipos.

La automatización de determinadas tareas puede aumentar el valor de otras actividades específicamente humanas: conversar, compartir conocimiento, aprender de otros profesionales, desarrollar ideas colectivamente o tomar decisiones complejas.

Por eso, junto a salas tecnológicamente equipadas, siguen siendo necesarios espacios de concentración, zonas informales, áreas de aprendizaje, lugares de descanso y entornos destinados a favorecer el encuentro.

El diseño deberá encontrar un equilibrio entre ambos mundos.

La transformación que plantea la inteligencia artificial no es únicamente tecnológica. También puede ser arquitectónica, constructiva y espacial.

El reto para los próximos años no será diseñar oficinas para la inteligencia artificial, sino diseñar mejores espacios para las personas que trabajan con ella.