01 Jun Cómo elegir la oficina perfecta
Invertir en una nueva oficina es una tarea bastante ilusionante, pero puede llegar a ser un quebradero de cabeza si no sabes como enfocar el espacio para cubrir todas las necesidades que tiene tu negocio.
Hay varios factores que pueden hacer que tomes la decisión de cambiar o ampliar la oficina, ya sea porque tu equipo crezca, necesite más colaboración entre el grupo o porque quieras realizar reuniones de manera regular.
Llegado el caso, ¿qué hacemos?
¿Alquilar un espacio de trabajo ya equipado y administrado por un proveedor de oficinas? ¿Apostar por el coworking? ¿Oficina con espacios compartidos? ¿Oficina propia e independiente? ¿Vas a apostar por el teletrabajo y una oficina flexible?
Tomes la decisión que quieras tomar, es necesario que tengas claro que es muy importante saber elegir la ubicación, la extensión e infraestructura y equipamiento. Además de dejar bien atados los términos del contrato.
La importancia de una buena oficina
Es muy importante elegir un espacio de trabajo adecuado, ya que crea un ambiente más feliz y productivo. Además, al igual que los colores, el logotipo, valores o misiones; tu oficina también forma parte de la estructura de tu marca.
Estamos asistiendo a una revolución digital sin precedentes, vivimos en un mondo cada vez más interconectado. Ha cambiado nuestra forma de vivir, de relacionarnos y también nuestra forma de trabajar, por lo tanto, nuestros espacios de trabajo también deben adaptarse a esta revolución.
Las personas necesitan, y esperan, una experiencia laboral que fomente el bienestar y tu nueva oficina puede ser un espacio que ayude a las personas a sentirse bien física, psicológica y cognitivamente.
Al fin y al cabo tiene que ser como tu casa y quien te visite se sienta a gusto en ella, ¿no crees?
Aspectos a tener en cuenta
- Prioriza. Tienes que tener claro qué quieres y cómo lo quieres, es decir: ¿cómo trabajas? ¿Qué haces durante tu jornada laboral y cómo lo haces? ¿Cómo colaboran tus empleados (o quieres colaborar)? ¿Qué tipo de reuniones haces? ¿Realmente necesitas esa sala de reuniones para 50 personas que utilizas 2 veces al año? ¿Dispone de posibilidades para conectar una buena línea de internet? ¿Tiene buena localización? ¿Quieres una zona de desconexión?
No hay un único enfoque, necesitas una propuesta específica para lo que quieras lograr y la imagen que quieras proyectar. La respuesta a todas estas preguntas dará como resultado un plan organizativo, que se concretará en pasos posteriores, de esta forma el potencial diseño de tu oficina, su aspecto y las sensaciones que transmita coincidirán con el ADN de tu empresa.
- Vigila el presupuesto. Recomendamos hablar con un asesor para poder aprovechar al máximo el presupuesto inicial.
- Distribuye tu espacio de trabajo. ¿Sabes cuántos puestos de trabajo son necesarios? ¿Teletrabajo? ¿Puestos fijos u hot desking? ¿Qué previsión de crecimiento tienes en los próximos años? ¿Ambientes privados o zonas colaborativas? Todo este planteamiento es esencial a la hora de distribuir los espacios de trabajo dentro de tu oficina.
- Qué zonas tendrá tu oficina. Piensa qué funciones quieres que se realicen dentro de tu oficina y que le des a los empleados la facilidad de elegir cómo, dónde y cuándo quieren trabajar en función de la tarea que vayan a desarrollar. Para ello, no solo necesitaremos espacios de trabajo con escritorios, sino una serie de espacios de valor añadido que complementen las zonas de puestos de trabajo, como por ejemplo: zonas para la desconexión, work café, comedor, salas de reuniones, cabinas de concentración, zonas de reunión informal, sala de creatividad, área con taquillas, etc. Es muy importante que confíes en un equipo de profesionales que puedan asesorarte y acompañarte en todo este proceso.
- Elige una buena ubicación. Es esencial estudiar muy bien la ubicación, ya que tiene que ser útil tanto para ti, como para tus empleados como clientes/proveedores. Además es primordial conocer si es accesible en coche o si tiene una buena conexión con transportes públicos, ya que cuanto mejor comunicado esté mejor será para tu empresa.
Conclusión
- Ten claro qué quieres y qué presupuesto tienes.
- Decide qué tipo de alquiler necesita tu negocio, y no cierres la puerta a alquilar espacios colaborativos si tu empresa es pequeña.
- Apuesta por un espacio de trabajo cómodo, funcional y accesible.
- Un buen espacio de trabajo es la llave para la creatividad de tus empleados.
- Visualiza hacia donde se dirige el modelo de empresa actual y no te quedes atrás.
- Realiza un plan organizativo de cómo quieres que sea tu nuevo espacio de trabajo para que coincida con el ADN de tu empresa.
- No dudes en pedir ayuda a un asesor para ceñirte a tu presupuesto.